¿Qué es la factura electrónica?

Es un proceso de gestión empresarial que consiste en la sustitución de las tradicionales facturas de papel por otras de formato digital. De este modo, las facturas ya no se imprimen, ni se envían por correo ordinario y tampoco se almacenan en archivadores, sino que se generan digitalmente, con el mismo contenido, se comunican vía telemática y quedan depositadas en sistemas informáticos.

Utilidades

Esta nueva forma de gestión de facturas produce un ahorro evidente de costes, tanto al proveedor como al pagador, posibilita una mayor agilidad en todo el proceso, simplifica y mejora manifiestamente los circuitos y los recursos de gestión y genera una mayor seguridad que la facturación tradicional, pues incorpora una firma electrónica amparada por certificaciones digitales.

Plazos

Los plazos legales de implantación de la factura electrónica para aquellas empresas que trabajen para la Administración Pública, comenzarán primero a principios de 2009 para grandes compañías de servicios y en noviembre de 2010 se extenderá a la totalidad del tejido empresarial, incluyendo procesos de contratación, contenciosos administrativos, subvenciones, libros de registros de IVA, impuestos de patrimonio, etc.

Requisitos de todas las facturas

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

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